Organizacja wydarzeń

Każdego roku akademickiego pracownicy, doktoranci oraz studenci SGH organizują wiele konferencji, seminariów, spotkań oraz innych inicjatyw i projektów. Zachęcamy do śledzenia informacji w kalendarzu SGH oraz do udziału w wybranych wydarzeniach.

Poniżej znajdują się wskazówki związane z organizacją wydarzeń w naszej uczelni.

WYDARZENIE STACJONARNE (np. konferencja naukowa)

Rezerwacja sali lub auli

Termin wydarzenia najczęściej uzależniony jest od dostępności auli lub sali, dlatego też w pierwszej kolejności należy zapewnić miejsce, w którym odbędzie się wydarzenie.

Finanse

W Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentami (EZD) należy wypełnić kosztorys wydarzenia i sporządzić pismo do przełożonego (jeśli dotyczy) z prośbą o zgodę na realizację wydarzenia. Pismo oraz kosztorys powinny być podpisane przez osobę organizującą wydarzenie. Każda zmiana w kosztorysie wymaga aktualizacji. Kosztorys oraz zgodę przełożonego należy przesłać przez EZD do „KOSZTORYSY” (Kwestura).

Faktury

Wszystkie faktury zewnętrzne przesłane drogą elektroniczną należy rozliczyć przez system EZD dołączając do nich „Opis faktury”. Faktury tradycyjne należy opisać według procedury zamieszczonej na poniższej stronie i także przesłać przez system EZD.

Strona internetowa

Stronę o wydarzeniu należy przygotować w witrynie jednostki organizacyjnej (w przypadku kolegiów) lub ogólnouczelnianej. Ważne, aby była aktualizowana na bieżąco, ponieważ będzie ona źródłem informacji dla potencjalnych uczestników i pracowników innych jednostek uczelni zaangażowanych, np. w proces decyzyjny/pomocniczy/informacyjny/komunikacyjny. W każdej jednostce organizacyjnej w kolegiach jest co najmniej jeden edytor portalu, który może taką informację zamieścić w „Kalendarzu Wydarzeń” jednostki oraz na stronie jednostki.

Formularz zgłoszeniowy

Zapisy na wydarzenie należy przygotować poprzez system FORMS [aplikacja dostępna w Chmura SGH]. W celu ochrony danych osobowych należy zapoznać się z informacjami na stronie RODO, a następnie przygotować klauzulę informacyjną i przesłać do akceptacji koordynatora ochrony danych osobowych SGH [kodo@sgh.waw.pl]. Zaakceptowana klauzula musi zostać umieszczona na stronie internetowej dotyczącej wydarzenia oraz w formularzu zapisów.

Patronaty i sponsorzy

Każda współpraca z firmą zewnętrzną wymaga pisemnej zgody w celu wykorzystania logotypów w materiałach promocyjnych lub umowy w przypadku sponsoringu. Umowa musi być zaakceptowana w EZD (dokument do edycji) przez radców prawnych oraz kwestora. 

Opłaty konferencyjne 

Do Działu Księgowości Finansowej należy złożyć podanie o utworzenie „produktu w systemie SIMPLE” w celu wystawiania faktur.

Catering

Catering można zamówić w intranetowym sklepie SGH, wybierając opcję poczęstunku, a następnie automatycznie złożyć wniosek w WORKFLOW (WF).

Noclegi, dojazdy, uroczyste kolacje

Na dodatkowe usługi należy złożyć odpowiednie wnioski w systemie WORKFLOW.

Administracja

O każdym wydarzeniu należy poinformować administratora budynku. Szczególnie jeśli zachodzi potrzeba dodatkowego wyposażenia sali lub zorganizowania stanowiska recepcyjnego do rejestracji uczestników. Administrator zapewni także ewentualne wzmocnienie obsługi szatni w czasie wydarzenia.

Potykacze, sztalugi, drogowskazy  

Potykacze, sztalugi lub drogowskazy można wypożyczyć w Dziale Nauki.

Nagłośnienie, prezentacje

W przypadku dodatkowego nagłośnienia lub wyświetlania prezentacji należy skontaktować się z akustykami dyżurującymi w konkretnym budynku.

Wsparcie informatyczne

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych [helpdesk@sgh.waw.pl].

Foto, video

W przypadku chęci utrwalenia wydarzenia w formie foto lub video należy skontaktować się z Zespołem Promocji, aby zarezerwować termin i omówić szczegóły współpracy.

Parkingi

Publikacje na konferencję/pokonferencyjne

W przypadku przygotowywania publikacji na konferencję lub pokonferencyjnej należy skontaktować się z Oficyną Wydawniczą SGH. „Wniosek o wydanie publikacji” znajduje się w systemie EZD.

Promocja

Projekty graficzne – [promocja@sgh.waw.pl] – co najmniej 2 tygodnie przed wydarzeniem (wersja internetowa), co najmniej miesiąc przed wydarzeniem (wersja drukowana, np. plakaty, rollupy, ulotki, zaproszenia). Usługi w zakresie drukowania znajdują się w sklepie intranetowym.

Media społecznościowe – [media@sgh.waw.pl lub socialmedia@sgh.waw.pl], zgłoszenia wydarzeń organizowanych przez jednostki uczelni – co najmniej miesiąc przed wydarzeniem, dołączając treść, grafiki i zaznaczając miejsca publikacji: Facebook, LinkedIn, YouTube. Zgłoszenia wydarzeń studenckich – co najmniej 2 tygodnie przed wydarzeniem.

Logo SGH