Opisywanie dokumentów

Każdy prawidłowo wystawiony dowód księgowy, potwierdzający dokonanie zakupu, powinien być przekazany do Kwestury wraz z opisem zawierającym odpowiednie informacje.
Terminy dostarczenia dokumentów finansowych za 2022 rok

Wszystkie dokumenty finansowe dotyczące 2022 roku tj.:

  • faktury,
  • rozliczenia dewizowe,
  • rozliczenia zaliczek,
  • rozliczenia kart służbowych,

należy dostarczyć do Sekretariatu Kwestury w nieprzekraczalnym terminie do 20 stycznia 2023 roku,

  • rachunki z tytułu umów cywilno-prawnych – do 13 stycznia 2023 r.,
  • karty czasu pracy za m-c grudzień – do 4 stycznia 2023 r.

Przez dotrzymanie terminu rozumie się dostarczenie kompletnie opisanego dokumentu zgodnie z zasadami określonymi w Gospodarce Finansowej SGH.

Po tym dniu niezbędne będzie uzasadnienie, z jakiego powodu wynika opóźnienie w dostarczeniu dokumentów do Kwestury. Niedotrzymanie wskazanego terminu spowoduje ujęcie dokumentu w księgach rachunkowych 2023 roku (tym samym obciąży budżet jednostki przewidziany na 2023 rok) lub odmowę przyjęcia dokumentu.

W przypadku dokumentów obejmujących koszty zarówno 2022 roku, jak i 2023 roku prosimy o wyraźne wskazanie kwot przypadających na poszczególne lata.

Rachunki do umów zleceń i dzieło, które muszą być wypłacone w 2022 roku należy dostarczyć do 6 grudnia 2022 r., a karty czasu pracy do dodatków do wynagrodzenia do 2 grudnia 2022 r.


Opis faktury potwierdzającej wydatek wykonuje wnioskodawca. Minimalny zakres opisu określa załącznik nr 8 do Zarządzenia Rektora nr 73 z 24 sierpnia 2020 roku. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kwestor może określić dla danych kategorii wydatków osobny wzór opisu dokumentu.

Jeżeli opis wydatku nie jest trwale złączony z dokumentem źródłowym, wówczas należy zawrzeć również dane nagłówkowe:

  • opis do dokumentu – numer RPW dokumentu,
  • numer faktury,
  • datę wystawienia faktury,
  • nazwę dostawcy.

W celu terminowego dokonania płatności wszelkie dokumenty finansowe powinny być dostarczane do Kwestury na 14 dni przed upływem terminu płatności.

Faktury, rachunki oraz inne, równoważne dowody księgowe, potwierdzające zaistnienie operacji gospodarczej powinny być wystawione na poniższe dane:

Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
al. Niepodległości 162
02-554 Warszawa
NIP: PL 525-000-84-07

W przypadku transakcji zagranicznych obowiązkowo w numerze NIP musi się pojawić skrót identyfikujący kraj – NIP: PL 525-000-84-07.

Zgodnie ze statutem uczelni w stosunkach międzynarodowych SGH posługuje się nazwą „SGH Warsaw School of Economics”.


Kwestura
pok. 451, bud. G
al. Niepodległości 162
tel.: 22 564 95 95, 22 564 95 94
e-mail: kwestura@sgh.waw.pl