Przestrzeń do współpracy w SharePoint

SharePoint to jedna z aplikacji dostępnych w Chmurze SGH. Pozwala na bezpieczne przechowywanie, katalogowanie i udostępnianie plików oraz informacji dla osób wewnątrz i poza organizacją. Dzięki tej aplikacji mamy dostęp do plików z dowolnego urządzenia połączonego z Internetem.

SharePoint jest wielozadaniową platformą, która może pełnić funkcję bezpiecznego miejsca do przechowywania, organizowania i udostępniania informacji oraz uzyskiwania do nich dostępu dla wybranego zespołu z wielu urządzeń, które posiadają połączenie z Internetem.

Do obsługi SharePoint nie potrzeba specjalnego oprogramowania – wystarczy dowolna przeglądarka internetowa lub aplikacja mobilna. Dodatkowo biblioteki dokumentów SharePoint mogą być synchronizowane na dysku komputera, dzięki czemu dostęp do nich jest możliwy z poziomu komputera.

Zalety SharePoint:

  • wspiera organizację projektów i pracowników zaangażowanych w ich prowadzenie,
  • przechowuje i synchronizuje dokumenty,
  • umożliwia wspólną, jednoczesną pracę nad dokumentami w zespole przez wiele osób,
  • pozwala łatwo udostępniać i publikować wyniki pracy.

SharePoint powiązany jest z innymi aplikacjami Microsoft. W momencie tworzenia zespołu w MS Teams czy tablicy zadań w Planner, automatycznie tworzy się witryna w SharePoint - wspólny obszar do współpracy. Nie ma potrzeby zakładania oddzielnej witryny. Jest to wspólny zasób dostępny dla wszystkich członków grupy.
 

Gdzie znaleźć aplikację SharePoint

Witryny SharePoint można znaleźć po zalogowaniu do strony:

Ikona aplikacji SharePoint będzie znajdowała się po lewej stronie lub w menu Chmury SGH. 

Tworzenie nowej witryny SharePoint

​Aby stworzyć nową witrynę należy skorzystać ze specjalnego formularza zgłoszeniowego.

1. Po przejściu na stronę SharePoint, należy wybrać Obszary Robocze w menu po lewej stronie w sekcji Polecane linki.

Obszary robocze do tworzenia nowej witryny w sharepoincie screen 2021

2. Po wybraniu Obszary Robocze, zostaniemy przekierowani na stronę, na której znajduje się formularz rejestracyjny nowego obszaru roboczego. Znajduje się on po prawej stronie.

Formularz rejestracyjny w Sharepoint do utworzenia nowego obszaru roboczego screen 2021

3. Po otwarciu Formularza rejestracyjnego, należy wypełnić obowiązkowe pola m.in. nazwę obszaru roboczego, który chcemy utworzyć oraz użytkowników, którzy będą mieli uprawnienia do tej witryny.

4. Po przesłaniu formularza zostanie utworzone zlecenie w systemie helpdeskowym, na podstawie którego zostanie utworzona witryna SharePoint.

Synchronizacja dokumentów w SharePoint

Aby ułatwić umieszczanie nowych dokumentów i mieć łatwiejszy dostęp do dokumentów na witrynie SharePoint, możemy skorzystać z opcji Synchronizacji. 

Opcja synchronizacji plików z dysku onedrive na komputer screen 2021

Dzięki synchronizacji będziemy mieli dostęp do dokumentów znajdujących się na witrynie SharePoint bezpośrednio z folderu w eksploratorze Windows. Zawartość zsynchronizowanych katalogów będzie na bieżąco aktualizowana (wymagane połączenie z Internetem). Jeśli zostanie dodany nowy plik lub folder na witrynie, automatycznie pojawi się on w naszym zsynchronizowanym folderze na komputerze.

Połączenie SharePoint z aplikacją MS Teams

Każdy zespół funkcjonujący w ramach Microsoft Teams posiada dedykowaną witrynę zespołu SharePoint Online, która wspiera przechowywanie i przetwarzanie wszystkich materiałów udostępnianych w kanałach zespołu. W każdym zespole automatycznie tworzy się kanał ogólny, do którego domyślnie jest przypisany folder General w głównej bibliotece dokumentów. Przy utworzeniu kolejnych kanałów tworzą się dodatkowe foldery na witrynie SharePoint. 

Aby przejść z MS Teams do dokumentów na witrynie, należy otworzyć zakładkę Pliki w wybranym kanale i kliknąć w przycisk Otwórz w aplikacji SharePoint

Instrukcja korzystania z aplikacji SharePoint

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych
Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury
bud. Biblioteki, pok. 1
ul. Rakowiecka 22B
02-521 Warszawa
e-mail: helpdesk@sgh.waw.pl (do kontaktu z adresu w domenie sgh.waw.pl)