Procedury zakupów wewnętrznych i zewnętrznych

Szkoła Główna Handlowa w Warszawie należy do jednostek sektora finansów publicznych, stąd dokonując wydatków środków publicznych podlega ustawie z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021 poz. 1129) oraz ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2021 poz. 305). Wskazane przepisy zobowiązują uczelnię do przestrzegania stosownych procedur przy udzielaniu zamówień, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Poniżej znajdą Państwo informacje na temat prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych na podstawie ustawy PZP, jak również na temat trybów i procedur udzielania zamówień z wyłączeniem stosowania tych przepisów.
Zakupy wewnętrzne

Zakupy artykułów i materiałów niezbędnych do działalności naukowej, dydaktycznej i administracyjnej objętych umowami sukcesywnymi lub dostępnych w magazynie SGH realizujemy w uczelni standardowo poprzez sklep intranetowy, np.: materiały biurowe i eksploatacyjne, artykuły spożywcze, usługi cateringowe, środki czystości, materiały promocyjne z logo SGH i usługi poligraficzne. Zakupy mogą realizować pracownicy uczelni, którzy są umocowani przez swoich zwierzchników w Workflow – uczelnianym systemie elektronicznego obiegu wniosków.

Procedura zaplanowanego zakupu wewnętrznego

  1. Wejdź do sklepu intranetowego SGH (wymagana będzie autoryzacja, jeśli pracujesz poza siecią SGH). Sklep dostępny jest w sieci wewnętrznej lub poza uczelnią przez usługę VPN.
  2. Wybierz przycisk DZIAŁ ZAMÓWIEŃ I LOGISTYKI.
  3. Wybierz kategorię i podkategorię produktu.
  4. Wybierz produkt, określ liczbę potrzebnych artykułów i kliknij KUP.
  5. System przekieruje Cię do elektronicznego „wniosku zamówień publicznych”, w którym należy: obligatoryjnie wskazać pozycję w budżecie, z którego kupujesz produkt; cel realizacji zamówienia; fakultatywnie preferowany termin i adres dostawy zamówienia; wskazać osoby upoważnione do otrzymywania informacji o tym wniosku. Preferowane wskazanie w celu realizacji osoby do kontaktu w sprawie odbioru zamówienia.
  6. Na koniec kliknij PRZEŚLIJ WNIOSEK DALEJ.
  7. Na pocztę służbową otrzymasz potwierdzenie wystawienia wniosku.
  8. Gdy wniosek przejdzie proces akceptacji otrzymasz stosowne powiadomienie na pocztę służbową.
  9. Gdy Dział Zamówień i Logistyki przygotuje Twoje zamówienie powiadomi Cię o możliwości odbioru osobistego lub poprzez wskazanie miejsce dostawy i dostarczenie przez Dział Zamówień i Logistyki.
Zakupy o wartości nieprzekraczającej 5 tysięcy zł brutto

W odniesieniu do zamówień, do których nie ma zastosowania ustawa Prawo zamówień publicznych, a także których nie można kupić w sklepie intranetowym, wewnętrzne zasady i procedury szacowania wartości i udzielania zamówień przez SGH określa „Regulamin udzielania zamówień z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie”. W zależności od szacowanej wartości zamówienia Regulamin przewiduje różne procedury udzielania zamówień. 
Procedura udzielenia zamówienia nieprzekraczającego 5 000,00 zł brutto:

  1. Zaplanuj wydatek.
  2. Przeprowadź rozeznanie rynku w celu oszacowania wartości zamówienia.
  3. Złóż wniosek w systemie Workflow.
  4. Etap akceptacji wniosku.
  5. Po uzyskaniu wszystkich akceptacji prześlij zlecenie lub podpisz umowę z wybranym wykonawcą.
Zakupy o wartości przekraczającej 5 tysięcy zł brutto

W odniesieniu do zamówień, do których nie ma zastosowania ustawa Prawo zamówień publicznych, a także których nie można kupić w sklepie intranetowym, wewnętrzne zasady i procedury szacowania wartości i udzielania zamówień przez SGH określa „Regulamin udzielania zamówień z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie”. W zależności od szacowanej wartości zamówienia Regulamin przewiduje różne procedury udzielania zamówień. 

Procedura udzielenia zamówienia powyżej 5 000,00 zł brutto i poniżej 130 000 zł netto

  1. Zaplanuj wydatek.
  2. Przeprowadź rozeznanie rynku w celu oszacowania wartości zamówienia.
  3. Złóż wniosek w systemie Workflow.
  4. Etap akceptacji wniosku.
  5. W trakcie etapu akceptacji DZL zakwalifikuje wniosek do trybów regulaminowych (jeżeli nie ma podstaw do wyłączenia stosowania Regulaminu).
  6. Wybierz jeden z 2 trybów regulaminowych – tryb ofertowy lub negocjacje.
  7. Przeprowadź postępowanie o udzielenie zamówienia w jednym z 2 trybów opisanych w regulaminie (tryb ofertowy zgodnie z § 8 lub negocjacje zgodnie z § 9). Postępowanie w trybie zapytania ofertowego możesz przeprowadzić za pomocą platformy zakupowej.
    Platforma zakupowa
  8. Po przeprowadzeniu procedury oraz zgromadzeniu niezbędnej dokumentacji w koszulce utworzonej w EZD, należy użyć przycisku „prześlij wniosek dalej” w Workflow.
  9. DZL zweryfikuje prawidłowość zastosowania przyjętej procedury udzielenia zamówienia.
  10. Po zatwierdzeniu procedury przez DZL prześlij zlecenie lub podpisz umowę z wybranym wykonawcą.
Zamówienia udzielane z zastosowaniem ustawy PZP

Dział Zamówień i Logistyki jest jednostką odpowiedzialną za prowadzenie i koordynację podejmowanych w uczelni postępowań w zakresie udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości przekraczającej wartość 130 000,00 zł netto. Poniżej znajdziecie Państwo informacje na temat prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych na podstawie ustawy PZP.

Procedury udzielania zamówień na podstawie ustawy PZP

Dział Zamówień i Logistyki rozpoczyna procedowanie wniosku złożonego w systemie Workflow w momencie otrzymania wszystkich wymaganych dokumentów i informacji określonych w Regulaminie. W tym celu:

  1. Przeprowadź rozeznanie rynku w celu oszacowania wartości zamówienia. Do DZL przekaż informacje o przyjętej metodzie szacowania, dacie dokonania szacowania oraz osobie sporządzającej wartość szacunkową.
  2. W przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej tzw. „progi unijne” dokonaj analizy potrzeb i wymagań (zgodnie z § 16 Regulaminu).
  3. Opracuj projekt szczegółowego, jednoznacznego i wyczerpującego opisu i zakresu przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem wymogów w zakresie cech jakościowych. Opis, o ile to możliwe, powinien uwzględniać wymogi ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami oraz art. 100 ustawy PZP.
  4. Przygotuj propozycję warunków udziału w postępowaniu.
  5. Przygotuj propozycję kryteriów oceny ofert.
  6. Opracuj projekt umowy lub istotne postanowienia umowy.
  7. Przygotuj propozycję co najmniej 2 członków Komisji przetargowej w tym przewodniczącego i co najmniej jednego członka.

Dokumenty, o których mowa powyżej dołącz do wniosku Workflow przekazywanego do Działu Zamówień i Logistyki w celu przeprowadzenia postępowania na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Postępowania prowadzone są w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej eB2B

Plan zamówień i plan postępowań

Jednostki organizacyjne składają opracowane jednostkowe plany zamówień, w formie elektronicznej, w terminie do 15 stycznia roku, którego plan dotyczy, na adres dzl@sgh.waw.pl. Plan zamówień uczelni uwzględnia wszystkie zamówienia, tj. zamówienia do których nie stosuje się ustawy oraz zamówienia do których stosuje się ustawę.

Przydatne dokumenty

Regulaminy udzielania zamówień

Wzory dokumentów dotyczące regulaminów

Wzory dokumentów dotyczące ustawy PZP