Wprowadzenie systemu KSeF wymusiło zmiany w procesie obsługi przyjmowanych faktur na uczelni. Zwroty środków za zakupy dokonywane są niezwłocznie po zatwierdzeniu dokumentów, co jest warunkowane stosowaniem poniższych zasad.
Zasady te dotyczą wydatków, które zostały poprzedzone wnioskiem w systemie Workflow oraz prawidłowo udokumentowane. Dla kół i organizacji studenckich jednostką merytoryczną jest ADOS - Dział Obsługi Studentów, gdzie należy dostarczyć prawidłowy opis faktury wraz z akceptacją opiekuna koła lub organizacji.
Przypominamy, w zakresie prawidłowości danych do faktur w obrocie krajowym, o przynależności naszej uczelni do Grupy VAT. SGH na fakturach zakupu do prawidłowego ich rozpoznania w systemie KSeF musi posiadać dwa NIPy: Grupy VAT 1080026260 oraz SGH 5250008407.
Dla prawidłowej identyfikacji zakupów niezbędny jest na fakturze numer wniosku w formacie RRRR/XXXX np. 2026/1000, który powinien być ujęty w adnotacjach dodatkowych. Takie rozwiązanie usprawnia identyfikację jednostki, do której powinna być przekazana w EZD faktura do opisu, a tym samym procedowanie dokumentów. W przypadku błędnych danych na fakturze niezbędny jest kontakt z wystawcą w celu dokonania korekty.
W zakresie prawidłowego opisu dokumentu na stronie dotyczącej działalności organizacji studenckich można znaleźć wzór opisu faktury:
wraz z instrukcją wypełnienia: