O planowanym spotkaniu informacyjnym dotyczącym procedur wyjazdowych studenci byli informowani w marcu z wstępnie podanym terminem na koniec marca/początek kwietnia. Informacja o dokładnej dacie i godzinie została wysłana do dwóch grup studentów odpowiednio z 6-dniowym (studentów z kwalifikacji) i 5-dniowym (do studentów CEMS) wyprzedzeniem.

Spotkanie było kierowane dla grupy ponad 500 osób a godzina spotkania wynikała w dużej mierze z dostępności odpowiedniej sali. Rozumiejąc, to, że studenci pracują, jednak przypominam, że podstawowym obowiązkiem studentów jest studiowanie.  Dość wysoka frekwencja, w tym obecność studentów programu CEMS, potwierdza, że termin organizacji jak i poinformowania o spotkaniu był akceptowalny dla przeważającej większości zainteresowanych.

W mailu było zaznaczone, że materiały zostaną przesłane po spotkaniu, tak więc ewentualna nieobecność podczas spotkania nie stanowi przeszkody w skutecznym przygotowaniu i realizacji działań w związku z wyjazdem zagranicznym. Jest także możliwość umówienia się na spotkanie z pracownikami CWM, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości związane z procedurą wyjazdową.