Zamawianie reklam
Biuro Informacji i Promocji (BIiP) jako centralna jednostka zajmująca się promocją SGH ma wyłączne uprawnienia do zamawiania reklam zarówno na potrzeby całej uczelni (np. ogłoszeń informujących o dniach otwartych, naborze na studia dzienne czy kursach przygotowawczych), jak też dla poszczególnych jej jednostek i programów, w tym przede wszystkim dla studiów podyplomowych. Oznacza to, że każda uczelniana reklama lub ogłoszenie w mediach musi być zamówione za pośrednictwem BIiP, niezależnie od tego, czy jest finansowane ze środków ogólnych szkoły, czy też z pieniędzy znajdujących się w dyspozycji danej jednostki lub programu. W przypadkach, gdy reklama nie jest opłacana z budżetu SGH, jednak wykorzystuje logo i/lub nazwę uczelni, firma lub osoba zlecająca zamieszczenie takiej reklamy musi uzyskać zgodę BIiP zarówno na wykorzystanie symboli SGH, jak też na sposób ich prezentacji w danej reklamie (dotyczy to podmiotów realizujących z SGH wspólne projekty lub studia).
Procedura zamawiania reklam
W pierwszej kolejności należy skontaktować się z pracownikiem BIiP zajmującym się zamawianiem reklam (patrz: kontakt) i przynajmniej w części określić swoje oczekiwania odnośnie tytułów prasowych, formatu reklamy i dat emisji. W oparciu o te podstawowe informacje pracownik BIiP przygotuje wycenę obejmującą różne warianty reklam we wskazanych przez zainteresowanego tytułach (czyli warianty cenowe uzależnione od formatu, koloru, lokalizacji reklamy w dodatku lub na konkretnej stronie, a także od daty emisji). Wycena uwzględnia wszystkie stałe rabaty aktualnie przyznane uczelni, a także ewentualne upusty jednorazowe, negocjowane indywidualnie np. w przypadku dużego formatu reklamy.
Uwaga: prosimy nie podejmować na własną rękę rozmów z biurem sprzedaży reklam u wydawcy wybranego tytułu, a w szczególności nie zamawiać samodzielnie reklam. Należy pamiętać o tym, że wyłącznie BIiP może podpisywać zlecenia reklamowe w imieniu SGH. Zlecenia reklamowe podpisane przez osoby do tego nieupoważnione nie mają mocy wiążącej dla uczelni i mogą spotkać się z odmową uregulowania płatności przez kwesturę SGH. W takiej sytuacji osoba, która sygnowała zlecenie, będzie musiała pokryć koszt zamówionej reklamy z własnych środków.
W oparciu o zestawienie prezentujące różne warianty cenowe, jednostka zamawiająca reklamę podejmuje ostateczną decyzję - wybiera tytuł prasowy, datę emisji, format reklamy, kolorystykę (reklama czarno-biała lub kolorowa), a także jej lokalizację w dodatku lub na określonej stronie. Mając te informacje pracownik BIiP przygotowuje wycenę konsultując się z wydawnictwem.
Wniosek w sprawie zamówienia publicznego przygotowuje jednostka finansująca zakup ogłoszenia. Na wniosku umieszczany jest dokładny koszt reklamy uwzględniający wszelkie rabaty. Wniosek podpisuje zarówno dyrektor BIiP, jak i upoważniona osoba z jednostki zamawiającej reklamę. Wniosek następnie należy zarejestrować w Dziale Zamówień Publicznych.
BIiP zajmuje się: zamówieniem reklamy, akceptacją projektu graficznego ogłoszenia/reklamy oraz przesłaniem pliku graficznego do redakcji (plik graficzny dostarcza jednostka zamawiająca reklamę). Uwaga, BIiP zleca reklamę dopiero w momencie, gdy wniosek o zamówienie publiczne zostanie podpisany przez wszystkie jednostki biorące udział w procedurze (DZP, Kwestura, sekretariat Kanclerza).
Rozliczeniem oraz opisaniem faktury za emisję ogłoszenia zajmuje się jednostka finansująca ogłoszenie .W przypadku wymogu zapłacenia za reklamę jeszcze przed jej emisją, jednostka zamawiająca reklamę zajmuje się formalnościami z tym związanymi (tzn. przyjmuje fakturę pro-forma, opisuje ją, załącza wniosek, przekazuje do kwestury, a następnie dopilnowuje, aby płatność została dokonana we właściwym terminie).
Finansowanie reklam studiów podyplomowych
Studia podyplomowe finansują reklamy ze środków własnych, wydzielonych na subkoncie uczelni. Uczelnia nie finansuje reklam studiów podyplomowych ze środków ogólnych czy też z pieniędzy, jakie uzyskała od danego studium w formie tzw. narzutu. Co więcej, uczelnia w żadnym wypadku nie finansuje zaliczkowo kosztów reklamowych studiów podyplomowych - każde studium, które decyduje się na zamieszczenie reklamy, musi wyraźnie wskazać źródło jej finansowania i faktycznie zapewnić odpowiednie środki finansowe.
Jeżeli kierownictwo studium chce zamieścić reklamę edycji, która jest dopiero planowana, czyli nie posiada jeszcze własnych środków pieniężnych, wówczas koszt reklamy może zostać sfinansowany ze środków, jakie pozostały z poprzedniej edycji tego studium.
Studium, które uruchamia pierwszą edycję, czyli nie dysponuje jeszcze żadnymi środkami, ma dwa wyjścia: może sfinansować reklamę z pieniędzy "pożyczonych" od innego programu podyplomowego realizowanego już w danej jednostce, albo też może zwrócić się do dziekana danego kolegium z prośbą o zaliczkowe sfinansowanie reklamy ze środków Kolegium (każdy dziekan posiada fundusze w ramach swojej rezerwy finansowej). W takiej sytuacji, po uruchomieniu pierwszej edycji studium, jego kierownictwo zwraca po prostu "pożyczoną" kwotę jej właścicielowi.