Podatki i ewidencja

Ustawa o podatku od towarów i usług (nazywana ustawą o VAT) określa szczegółowo zasady naliczania podatku VAT od przekazania prezentów o różnej wartości.

1. Jeśli wartość rynkowa towaru nie przekracza 5 zł, nie jest wymagane prowadzenie ewidencji osób, którym te towary zostały sprezentowane. Jednocześnie ustawa nie określa jakichkolwiek ograniczeń ilościowych w przekazywaniu takich artykułów. W praktyce oznacza to, że jednostka SGH może pobrać z Biura dowolną ilość artykułów reklamowych z logo SGH, których wartość jednostkowa nie przekracza 5 zł brutto, i nie ma przy tym obowiązku sporządzenia listy osób, którym te artykuły sprezentowała. Takie przekazanie nie implikuje również obowiązku opłacenia podatku VAT od łącznej wartości przekazanych artykułów.
   
   
2. Jeśli wartość rynkowa towaru przekracza 5 zł, uczelnia – a co za tym idzie jednostka, program czy organizacja studencka przekazująca materiały reklamowe – musi prowadzić ewidencję obdarowanych osób i otrzymanych przez nie prezentów. W przeciwnym wypadku od takiego przekazania trzeba będzie odprowadzić podatek VAT.
   
   Przykład: katedra pobiera z Biura odpłatnie (na zasadzie refundacji) 10 apaszek, każda o wartości 45 zł brutto, i przekazuje je uczestnikom konferencji. W takiej sytuacji katedra ma obowiązek dostarczyć do Biura tabelę zawierającą dane osób obdarowanych. Jeśli tego nie zrobi, będzie musiała wyasygnować dodatkowo środki finansowe na opłacenie podatku VAT w wysokości 22% od wartości przekazanych apaszek, czyli w sumie 99 zł (0,22 x 450 zł).
   
   Jeśli jednostka z góry zakłada, że nie będzie gromadzić danych osób obdarowanych, powinna poinformować o tym pracownika Biura, a wówczas przy rozliczaniu kosztu pobranych materiałów reklamowych jednostka zostanie obciążona wartością brutto zwiększoną o należny podatek VAT (czyli de facto jednostka zapłaci podwójny VAT).
   
   
3. Jeśli wartość rynkowa towaru przekracza 100 zł, nieodpłatne jego przekazanie w formie prezentu podlega każdorazowo opodatkowaniu VAT.
   
   Przykład: katedra zamawia dla swoich pracowników upominki z okazji świąt. Każdy z 6 pracowników ma otrzymać torbę z logo SGH o wartości 150 zł brutto (taki jest koszt zakupu torby przez uczelni, czyli przez Biuro Informacji i Promocji). Katedra poniesie koszt zakupu toreb w wysokości 900 zł brutto (6 x 150 zł), a także 198 zł z tytułu opłacenia podatku VAT za nieodpłatne przekazanie tych toreb pracownikom. W sumie katedra zapłaci 1 098 zamiast 900 zł.
   
   
4. Wartość materiałów reklamowych przekazywanych jednej osobie jest sumowana w trakcie roku rozrachunkowego! Jeśli dana osoba w trakcie roku otrzyma od uczelni prezenty o łącznej wartości przekraczającej 100 zł brutto, wówczas uczelnia (a w praktyce jednostka obdarowująca) zapłaci podatek VAT od wartości wszystkich upominków.
   
   Przykład: katedra w trakcie jednego roku kalendarzowego przekazała panu Kowalskiemu, uczestnikowi studiów podyplomowych, następujące upominki: krawat za 35 zł, torbę konferencyjną za 30 zł, kubek za 6 zł, czapkę za 15 zł oraz teczkę na dokumenty za 20 zł. W sumie pan Kowalski otrzymał od SGH prezenty o łącznej wartości 106 zł. W takiej sytuacji katedra będzie musiała wyasygnować środki na opłacenie podatku VAT od tej wartości, czyli dopłaci w sumie 23,32 zł.
   
   
5. Wartość drobnych upominków, których cena jednostkowa nie przekracza 5 zł, nie jest sumowana z wartością upominków, których jednostkowe koszty nabycia przekraczają 5 zł.
   
   Przykład: w trakcie roku kalendarzowego katedra przekazała panu Nowakowi skórzaną torbę konferencyjną o wartości 60 zł, krawat o wartości 35 zł, kubek o wartości 4,9 zł i wizytownik metalowy o wartości 4,5 zł. Łącznie katedra przekazała artykuły o wartości 104,4 zł. Nie będzie jednak musiała płacić podatku VAT, ponieważ w tej kwocie zawiera się 9,40 zł jako wartość upominków o małej wartości, które nie podlegają szczegółowej ewidencji i nie są sumowane z upominkami droższymi. Tak więc wartość prezentów podlegających ewidencji i ewentualnemu opodatkowaniu wynosi w tym przypadku 95 zł, czyli poniżej limitu 100 zł, którego przekroczenie implikuje obowiązek uiszczenia VAT.

PODSUMOWANIE