Papier, wizytówki, gadżety
Proszę wybrać interesujący Państwa temat:
– papier firmowy,
– wizytówki służbowe,
– gadżety z logo SGH.
::PAPIER FIRMOWY::
Informacje ogólne
Biuro Informacji i Promocji zamawia papier firmowy z logo SGH dla wszystkich jednostek uczelnianych, które prowadzą korespondencję zewnętrzną wymagającą używania oficjalnych druków firmowych.
Papier firmowy zamawiany jest raz na kwartał. Pojedyncza partia papieru zamawiana przez Biuro ma zazwyczaj nakład około 20–30 tysięcy kartek.
Podania w sprawie papieru firmowego przyjmowane są przez cały rok. Na kilkanaście dni przed oddaniem plików do drukarni Biuro wysyła do wszystkich jednostek informację na ten temat. Staramy się również informować wszystkie jednostki telefonicznie.
Pojedyncze zamówienie składane przez jednostkę uczelnianą musi obejmować nakład co najmniej 500 szt. kartek (ze względu na jednostkowe koszty druku, które są zdecydowanie wyższe, gdy drukarnia musi uruchamiać maszyny, aby wykonać nakład kilkuset kartek jednego wzoru papieru firmowego). W przypadku większych nakładów liczba zamawianych kartek powinna stanowić wielokrotność tysiąca. Prosimy, aby zgłaszane zapotrzebowanie na papier firmowy było obliczone jako zapas na mniej więcej rok.
Wersje językowe
Papier firmowy wykonywany jest przede wszystkim w polskiej wersji językowej. Na Państwa życzenie Biuro może zamówić papier w wersji angielskiej.
Nie zamawiamy papieru „dwujęzycznego” – z nazwą jednostki w dwóch wersjach językowych (np. polskiej i angielskiej), ze względu na niemożność umieszczenia na takim papierze danych teleadresowych w dwóch różnych językach.
Możemy wykonać również papier firmowy z danymi w innym języku, pod warunkiem, że jednostka przedstawi w Biurze wszystkie tłumaczenia niezbędne do przygotowania takiego papieru.
Wymagane informacje
Jednostka zamawiająca papier powinna: albo załączyć do podania egzemplarz używanego dotychczas papieru firmowego, zawierający aktualne dane (ewentualnie z naniesionymi w czytelny sposób poprawkami), albo określić w podaniu wszystkie niezbędne informacje, tj.:
- pełną nazwę jednostki (w odpowiedniej wersji językowej),
- pełny adres biura jednostki ze wskazaniem ulicy, budynku, pokoju oraz kodu pocztowego,
- numery telefonów jednostki (w przypadku numeru wewnętrznego łączonego przez centralę SGH podajemy tylko odpowiedni numer bezpośredni, utworzony przez dodanie członu „564” przed numerem wewnętrznym, np. „564 92 15”),
- numer faksu lub telefaksu (w przypadku, gdy jednostka nie posiada faksu, prosimy podać albo numer faksu kancelarii SGH, albo inny numer faksu, z którego jednostka korzysta, np. faks kolegium czy sąsiedniego biura),
- adres e-mail jednostki (uwaga! na papierze firmowym nie podajemy adresów osobistych ani żadnych adresów spoza serwerów SGH). Jeżeli jednostka nie posiada adresu e-mail, Biuro Informacji i Promocji może taki adres założyć (w tej sprawie prosimy o kontakt osobisty lub telefoniczny),
- adres strony internetowej jednostki (uwaga! na papierze firmowym nie podajemy adresów stron prywatnych ani żadnych adresów stron znajdujących się poza serwerami SGH).
Papier firmowy dla programów i studiów podyplomowych
Własnym papierem firmowym z logo SGH dysponują również programy międzynarodowe, a także biura odpłatnych studiów – w szczególności studiów podyplomowych i kursów. Taki papier firmowy zawiera de facto dane teleadresowe tej jednostki uczelnianej, która prowadzi określony program, albo też przy której program ten działa lub jest zarejestrowany.
W nagłówku takiego papieru, oprócz logo i nazwy Uczelni, znajduje się nazwa programu, a pod nią również nazwa jednostki, która prowadzi program. W stopce umieszczane są wybrane dane teleadresowe danej jednostki – np. tylko te spośród jej numerów telefonów, które udostępnione zostały na potrzeby programu. Oczywiście zarówno adres e-mail, jak i adres strony internetowej mogą być adresami programu, a nie jednostki.
W przypadku programów studiów realizowanych na zasadach odpłatności, koszty druku papieru firmowego pokrywane są z środków będących w dyspozycji danego programu (o czym piszemy poniżej).
Kwestie finansowe
Papier firmowy dla jednostek uczelnianych wykonywany jest nieodpłatnie. To znaczy, że jednostka składająca zamówienie nie pokrywa kosztów przygotowania i druku papieru, w związku z czym nie musi w podaniu wskazywać środków finansowych na ten cel. To oznacza również, iż nie limitujemy nakładu papieru firmowego zamawianego przez pojedynczą komórkę SGH. Wyłącznie w przypadku wyjątkowo dużego zamówienia zwracamy się z prośbą o dokładne wyjaśnienie celu zamówienia.
Każdorazowo po zakończeniu realizacji zlecenia, Biuro przekazuje do kwestury szczegółową informację, dla jakich jednostek wykonany został papier firmowy w danej partii i w jakich nakładach.
Koszty druku papieru firmowego ponoszą jedynie wszystkie programy działające na zasadach odpłatności, a w szczególności studia podyplomowe. W takiej sytuacji Uczelnia odpisuje z subkonta studium kwotę równą kosztowi brutto poniesionemu przez SGH z tytułu druku określonego nakładu papieru firmowego dla danego studium. Jednostkowy koszt druku (cena netto 1 kartki papieru firmowego) określany jest co roku w umowie, którą uczelnia zawiera z firmą – zwycięzcą przetargu na druk materiałów promocyjno-informacyjnych.
Papier do korespondencji elektronicznej
Na prośbę jednostki Biuro Informacji i Promocji może wykonać wersję elektroniczną papieru firmowego, umieszczając obrazy graficzne nagłówka i stopki w dokumencie tekstowym programu Microsoft Word. Utworzony w ten sposób plik ma około 120 kB (oczywiście nie licząc tekstowej zawartości dokumentu) i może być załączany do ważnej korespondencji elektronicznej, w której wymagane lub mile widziane jest stosowanie oficjalnego papieru firmowego.
Wnioski złożone przez jednostki SGH przetrzymywane są przez Biuro Informacji i Promocji przez okres jednego roku od daty złożenia.
::WIZYTÓWKI SŁUŻBOWE::
Wnioski w sprawie wydrukowania wizytówek służbowych przyjmowane są w sposób ciągły, a jedynie data złożenia wniosku decyduje o tym, w której partii zostanie on uwzględniony. Wnioski składane po wyznaczonym terminie uwzględniane są dopiero w kolejnej partii zamówienia.
Formularz zapisany jest w formacie PDF, który można otworzyć i wydrukować w darmowym programie Adobe Reader.
Przed wypełnieniem formularza prosimy zapoznać się z zasadami jego wypełniania oraz regułami dotyczącymi umieszczania danych na wizytówkach. Biuro Informacji i Promocji nie stosuje żadnych wyjątków od reguł opisanych na tych stronach. Wnioski niepełne, wypełnione błędnie lub niezgodnie z zasadami nie będą przyjmowane.
Przypominamy o obowiązku uzyskania na wniosku akceptacji kierownika jednostki (nie dotyczy samodzielnych pracowników naukowych – profesorów oraz doktorów habilitowanych). W przypadku organizacji studenckiej lub studenckiego koła naukowego wniosek musi być zaakceptowany przez przewodniczącego organizacji lub prezesa koła. Wnioski nie posiadające akceptacji, jeżeli jest wymagana, nie będą przyjmowane.
Jeśli wizytówki zamawiane są na zasadzie odpłatności gotówkowej, opłatę należy uiścić z góry, to znaczy w chwili składania wniosku. Prosimy pobrać druk, na podstawie którego należy uiścić opłatę w kasie SGH.
Opłata (wizytówki jednostronnie drukowane) w obecnej partii wizytówek wynosi 8,61 zł brutto za 100 sztuk.
Istnieje również możliwość refundacji kosztów związanych z opłatą za wizytówki:
- ze środków Podyplomowego Studium (pobierz wniosek),
- ze środków Funduszu Ruchu Studenckiego (pobierz wniosek).
Każdemu pracownikowi SGH, jeśli nie pełni funkcji kierowniczej, przysługuje w trakcie roku 100 sztuk wizytówek nieodpłatnie. Kierowników jednostek, ich zastępców oraz osoby odpowiedzialne za współpracę z zagranicą nie obowiązują limity – mogą oni w trakcie roku zamówić taką liczbę wizytówek, jaka jest im niezbędna do wykonywania obowiązków służbowych.
Uczelnia nie ma obowiązku drukowania wizytówek wszystkim pracownikom. Jeżeli więc pracownik nie akceptuje zasad druku wizytówek, Biuro Informacji i Promocji ma prawo odmówić wydrukowania wizytówek. Uwaga: Ponieważ logotyp uczelni, jako symbol graficzny instytucji, jest jej wyłączną własnością; odmowa nie uprawnia pracownika do uzyskania wizytówek służbowych w inny sposób, np. w punkcie usługowym czy w automacie.
Wnioski złożone przez jednostki SGH przetrzymywane są przez Biuro Informacji i Promocji przez okres jednego roku od daty złożenia.
Gadżety z logo SGH
Biuro Informacji i Promocji zamawia na potrzeby jednostek uczelni, programów dydaktycznych oraz organizacji studenckich materiały reklamowe i dydaktyczne z logo SGH.
Jako materiały reklamowe zostały zaklasyfikowane wszystkie artykuły mające charakter upominków firmowych, a więc np. koszulki T-shirt, torby, kubki, krawaty, apaszki, metalowe wizytowniki. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, uczelnia musi prowadzić szczegółową ewidencję osób obdarowanych tymi upominkami, o czym piszemy poniżej.
Jako materiały dydaktyczne zostały zaklasyfikowane wszystkie artykuły mające charakter pomocy dydaktycznych lub będące artykułami papierniczymi, np. długopisy, ołówki, notatniki, okładki na dokumenty. Materiałów tych nie zaliczamy do upominków i nie obejmują ich wspomniane powyżej przepisy prawa podatkowego, odnoszące się do ewidencji rozchodu. W związku z tym nie ma obowiązku gromadzenia informacji o osobach, które te materiały otrzymały.
Materiały z logo uczelni zamawiane są dwutorowo.
Z jednej strony, biuro samodzielnie wybiera z katalogów określone gadżety reklamowe i zamawia je w dużych partiach, aby zaspokoić długookresowe zapotrzebowanie całej uczelni. W tym przypadku płatność za dostarczone materiały dokonywana jest ze środków ogólnych uczelni. Gadżety zakupione w ten sposób są przechowywane w magazynie centralnym i mogą być w dowolnej chwili pobierane przez poszczególne jednostki, programy i organizacje po wypełnieniu specjalnego formularza i po wskazaniu funduszy niezbędnych do opłacenia kosztu pobieranych materiałów reklamowych.
Z drugiej strony, Biuro realizuje indywidualne zlecenia jednostek, programów i organizacji na zakup określonych i wybranych przez nie materiałów reklamowych z logo SGH. W tym przypadku zamawiający musi posiadać na koncie uczelni środki niezbędne do opłacenia faktur. Po dostarczeniu do biura gadżety są przekazywane do jednostki, która je zamawiała, a koszt zakupu obciąża wskazane środki finansowe.
Niektóre materiały reklamowe są zamawiane wyłącznie na potrzeby władz uczelni i nie są one od ręki dostępne dla jednostek, programów i organizacji studenckich. Oczywiście Biuro może zamówić dodatkową partię takich artykułów, jeśli zainteresowana jednostka wykaże, że posiada zabezpieczone na koncie uczelni odpowiednie środki finansowe, a także jeśli uzyska zgodę kanclerza na zamówienie tych materiałów reklamowych (czyli jeśli kanclerz podpisze wniosek w sprawie udzielenia zamówienia publicznego).
W związku z tym, że przepisy prawa podatkowego szczegółowo regulują kwestie zakupów i dystrybucji materiałów reklamowych z logo (upominków firmowych), wszystkie jednostki, programy i organizacje studenckie pobierające gadżety z Biura muszą bezwzględnie przestrzegać pewnych reguł dystrybucji, które opisaliśmy na stronie Podatki i ewidencja.
Formularze dla zamawiających gadżety reklamowe:
Aby pobrać gadżety dostępne w magazynie należy wydrukować jeden z poniższych wniosków, wypełnić go według własnych potrzeb, a następnie potwierdzić środki w Kwesturze SGH* oraz potwierdzić zgłoszone zapotrzebowanie w Biurze Informacji i Promocji. Poprawnie wypełniony wniosek wraz z potwierdzeniami (środków i zapotrzebowania) należy złożyć w magazynie centralnym SGH.
- Wniosek na materiały przekazywane na cele dydaktyczne (pobierz plik PDF)
- Wniosek na materiały przekazywane na cele reklamowe (pobierz plik PDF)
* jeżeli koszt wydania gadżetów i materiałów SGH ma zostać pokryty ze środków SGH na wniosku o wydanie materiałów musi znajdować się parafka kanclerza SGH.